Als accountant is het essentieel om inzicht te hebben in twee belangrijke concepten: je declarabiliteit en productiviteit. Hoewel deze termen vaak door elkaar worden gebruikt, zijn er duidelijke verschillen tussen de twee. In dit artikel gaan we dieper in op wat declarabiliteit en productiviteit precies betekenen, hoe je er inzicht in krijgt en hoe je je beide verbetert. 

Wat is declarabiliteit?

Declarabiliteit verwijst naar het percentage van de gewerkte uren dat je direct doorberekent aan je klant ten opzichte van je totale aantal gewerkte uren. Declarabele uren zijn uren die je op de klant schrijft, zoals het opstellen van jaarrekeningen, belastingaangiftes of advieswerkzaamheden.

Niet-declarabele uren betreft interne zaken zoals administratie, acquisitie, opleiding of een intern overleg. Hoewel deze activiteiten belangrijk zijn voor het functioneren van je accountantskantoor, kun je ze niet direct doorberekenen aan klanten.

Hoe bereken je je declarabiliteit?

Om je declarabiliteit te berekenen, deel je het aantal declarabele uren door het totaal aantal gewerkte uren en vermenigvuldig je dit met 100%.

Voorbeeld: als je in een week 40 uur hebt gewerkt waarvan 32 uur declarabel zijn, dan is je declarabiliteit (32 / 40) x 100% = 80%.

Een hoge declarabiliteit is cruciaal voor de winstgevendheid van je kantoor. Veel kantoren streven naar een declarabiliteit van minimaal 75-80%. 

Wat is productiviteit?

Productiviteit gaat over de efficiëntie waarmee je je werk uitvoert: hoeveel krijg je gedaan in een bepaalde tijd? Productiviteit is niet alleen afhankelijk van het aantal gewerkte uren, maar ook van de kwaliteit en de toegevoegde waarde van je werk.

Een hoge productiviteit betekent dat je in staat bent om in minder tijd meer werk van hoge kwaliteit te leveren. Productiviteit is dus niet hetzelfde als hard werken of lange uren maken. Het draait juist om focus, goede planning, het minimaliseren van onderbrekingen en tijdverspilling, slim werken, prioriteiten stellen en de beschikbare tijd optimaal benutten. 

Productieve accountants maken gebruik van tools, templates en gestandaardiseerde processen om hun werk efficiënter uit te voeren.

Voordelen van inzicht in declarabiliteit en productiviteit

Inzicht in je declarabiliteit biedt verschillende voordelen:

1. Financiële gezondheid: door te weten welk percentage van je uren declarabel is, krijg je een beter beeld van de financiële gezondheid van je kantoor. Hiermee ben je beter in staat in te schatten hoeveel omzet je kunt genereren en of je tarief toereikend is.
2. Efficiëntie: inzicht in declarabiliteit helpt je om inefficiënties in je werkprocessen te identificeren. Als je merkt dat je veel tijd kwijt bent aan niet-declarabele activiteiten, kun je hierop inspelen en processen optimaliseren.
3. Capaciteitsplanning: met kennis over je declarabiliteit kun je beter je capaciteit plannen. Je weet hoeveel declarabele uren je kunt inzetten voor klantopdrachten en hoeveel tijd je kwijt bent aan interne zaken.

Voordelen van inzicht in productiviteit

Inzicht in je productiviteit levert de volgende voordelen op:

1. Tijdsbesparing: door productief te werken, verzet je meer werk in minder tijd. Dit levert tijdwinst op die je kunt besteden aan andere taken of aan je privéleven.
2. Kwaliteitsverbetering: productieve accountants hebben hun processen op orde en maken minder fouten. Dit komt de kwaliteit van het geleverde werk ten goede.
3. Klanttevredenheid: als je productief werkt, ben je sneller en beter in staat in te spelen op de wensen van je klanten. Dit leidt tot hogere klanttevredenheid en helpt om klantrelaties te versterken.

Voor een goed draaiend accountantskantoor zijn zowel declarabiliteit als productiviteit van belang. Door inzicht te hebben in deze concepten en hier actief mee aan de slag te gaan, til je je kantoor naar een hoger niveau.

8 Tips om je productiviteit te verhogen

1. Krijg inzicht in je productiviteit 

Een goed begin om je productiviteit te verhogen, is door inzicht te krijgen in je werkzaamheden. Hou gedurende een representatieve periode nauwkeurig bij hoeveel tijd je aan verschillende taken besteedt. 

Een goed hulpmiddel om inzicht in je productiviteit te krijgen, is door time tracking software van ClockAssist te gebruiken. Onze software houdt precies bij hoeveel tijd je aan welk project of welke klant werkte en welke taken je daarvoor uitvoerde. 

Onze software is gekoppeld met meer dan 250 softwarepakketten die in de accountancy gebruikt worden, zoals Twinfield en Basecone. En de koppeling met je CRM-pakket zorgt ervoor dat de urenregistratie gemakkelijk in je facturatiesysteem belandt. 

2. Analyseer je tijdsbesteding 

Kijk kritisch naar de volgende onderdelen:

• Besteed je genoeg tijd aan kerntaken die direct waarde toevoegen voor klanten?
• Zijn er taken die onnodig veel tijd in beslag nemen?
• Zijn er mogelijkheden voor automatisering of efficiëntere werkmethoden?

Vraag ook feedback aan collega's en klanten over de kwaliteit en toegevoegde waarde van je werk. Zo krijg je een completer beeld van je productiviteit.

3. Prioriteer en plan

Maak aan het begin van elke dag of week een planning met je belangrijkste taken. Geef prioriteit aan taken die het meeste bijdragen aan je doelen en die van je kantoor.

4. Elimineer afleiding

Creëer een werkomgeving waarin je je kunt concentreren. Beperk onderbrekingen door bijvoorbeeld vaste momenten in te plannen voor het beantwoorden van e-mails en telefoontjes.

5. Neem pauzes

Regelmatige korte pauzes kunnen je helpen om mentaal fris te blijven en productief te werken. Sta elk uur even op, doe rek- en strekoefeningen of maak een korte wandeling.

6. Verbeter je vaardigheden

Investeer in je professionele ontwikkeling door relevante trainingen en opleidingen te volgen. Verbeterde vaardigheden en kennis stellen je in staat om efficiënter en effectiever te werken.

7. Communiceer duidelijk

Zorg voor duidelijke communicatie met collega's en klanten om misverstanden en dubbel werk te voorkomen. Maak concrete afspraken over deadlines en verwachtingen.

8. Evalueer regelmatig

Neem regelmatig de tijd om je werkwijze te evalueren. Identificeer verbeterpunten en implementeer stapsgewijs veranderingen om je productiviteit te optimaliseren.

De voordelen van ClockAssist

Onze software biedt dus eenvoudig inzicht in je declarabiliteit en helpt je zo je productiviteit te verhogen. Klanten van ClockAssist geven de volgende voordelen aan:

• De declarabiliteit neemt gemiddeld met 10% toe.
• De frustraties verdwijnen: je hoeft niet meer terug te zoeken wat je ook alweer deed.
• De tijd die je nodig hebt om je uren te schrijven, neemt af.
• De productiviteit neemt toe doordat je niet meer steeds hoeft te schakelen tussen werk en urenregistratie in je CRM-pakket.
• Het werkplezier neemt toe.

Conclusie

Declarabiliteit en productiviteit bieden beide dus waardevolle inzichten en voordelen voor je kantoor. Door hier bewust mee om te gaan, kun je de financiële gezondheid, efficiëntie en kwaliteit van je werk - en uiteindelijk van je hele kantoor - verbeteren.

Aan de slag met automatische tijdregistratie?

Wil jij ontdekken hoe ClockAssist jouw kantoor helpt meer omzet te realiseren en urenregistratie te vereenvoudigen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!